Das Projektmanagement muss häufig zuerst ein Angebot erstellen, bevor die Projektarbeit losgehen kann. Eine wichtige Hilfe zur Kostenrechnung ist ein Projektstrukturplan, der daher häufig vor Arbeitsbeginn angefertigt wird. Er stellt alle Strukturen der Projektarbeit übersichtlich und vollständig zusammen und ermöglicht dem Projektmanagement eine etwaige Abschätzung wichtiger Faktoren, die dem Kunden als Entscheidungshilfe dienen.
Was ist ein Projektstrukturplan?
Strukturpläne sind ein wichtiger Bestandteil der Projektorganisation. Sie unterteilen die gesamte Projektarbeit zunächst in so genannte work packages, also Arbeitspakete, die auf die jeweiligen Mitarbeiter aufgeteilt werden. Zudem ist aus einem Strukturplan ersichtlich, in welcher Beziehung eine individuelle Projektarbeit zu allen anderen steht.
Die Projektorganisation benötigt diese klare Struktur, um dem Kunden Antworten auf wichtige Fragen geben zu können: Wie lange wird das Vorhaben insgesamt dauern? Mit welchen ersten Ergebnissen und Zwischenerfolgen kann gerechnet werden? Wie stellen sich die Kosten des Vorhabens dar?
Der Projektstrukturplan: Eine wichtige Hilfe fürs Projektmanagement
Die Projektorganisation ist ein komplexes Thema, auch wenn es nicht zunächst darum geht, dem Kunden einen Überblick zu verschaffen. Ein Projektstrukturplan hat vor allem zum Ziel, auch dem Projektmanagement dabei zu helfen, das Projekt in die Wege zu leiten. Mit dem Strukturplan können die Verantwortlichkeiten klar dokumentiert werden und das Dokument stellt die Grundlage der Projektsteuerung im Laufe der Arbeitsphase dar.
Da man nun auch alle Erkenntnisse über die Projektarbeit gewonnen hat, kann man zudem das Risiko abschätzen und erkennen, an welchen Stellen ein potenzielles Risiko bestehen könnte. Für die interne Projektorganisation sind diese Fragen zentral und müssen beantwortet werden, noch bevor die Arbeit an dem Projekt überhaupt begonnen hat.
Last, but not least: Zeit und Arbeitsauslastung
Der Projektstrukturplan berücksichtigt vieles; nicht aber die zeitliche Dauer des Projektes oder die Arbeitsauslastung der teilnehmenden Fachkräfte. Auch andere Ressourcen neben den menschlichen Kräften werden nicht berücksichtigt und sind ein Teilbereich der Ressourcenplanung, die zusätzlich zum Strukturplan durchgeführt werden muss. Es ist allerdings möglich, solche Faktoren parallel zum eigentlichen Strukturplan in die gesamte Projektplanung mit einzubeziehen, wenn man sie rechtzeitig bedenkt.
Insbesondere über die zeitliche Dauer der jeweiligen Arbeitspakete sollte man sich einen Überblick verschaffen, da Kunden diese kennen wollen werden. Damit man nicht versehentlich Ressourcen einplant, die nicht vorhanden sein werden, oder den Mitarbeitern eine zu hohe Arbeitslast aufbürdet, sollte die Ressourcenplanung zeitgleich mit dem Strukturplan abgeschlossen sein, damit man sich auch darüber einen langfristigen Überblick verschaffen kann.